Projektkostnadshantering - Vet hur du hanterar dina budgetar

Kostnad är en av de viktigaste aspekterna som driver ett projekt mot framgång. Därför är det mycket viktigt att se till att det finns tillräckligt med tillgångar från rätt källor vid rätt tidpunkt för att uppfylla alla projektkrav. Således använda ett systematiskt tillvägagångssätt för att hantera de totala kostnadskostnaderna i ett projekt, som populärt kallas Project Cost Management. Genom den här artikeln kommer jag att ge dig en detaljerad förklaring om vad exakt kostnadshantering är, hur det görs och vilka processer som är involverade i den.

I den här artikeln om projektkostnadshantering tar jag dig igenom följande ämnen:

• Projektkostnadshantering
• Kostnadshanteringsfördelar
• Projektkostnadsprocesser

Om du vill behärska begreppen projektledning kan du kolla in vår strukturerade programmet, där du kommer att vägledas av instruktörer.

Projektkostnadshantering

Projektkostnadshantering är ett av de tio kunskapsområden som ligger till grund för projektledning.Enligt ,

Projekthantering är särskilt intresserad avkostnaden för olika resurser som krävs för att slutföra projektaktiviteterna. Det hjälper projektledaren att förutse projektutgifterna och därmed vidta försiktighetsåtgärder för att minska risken för överutgifter. Kostnadshantering fungerar som en paraplyprocess som täcker hela , från den inledande planeringsfasen till dess att den är klar och överlämnas.

Kostnaden uppskattas generellt under projektplaneringsfasen och måste godkännas av den översta ledningen innan dess genomförande börjar. När projektet gradvis går in i genomförandefasen spåras och dokumenteras alla utgifter som gjorts för att hålla kostnaderna inom den överenskomna budgeten. Efter projektets slutförande används detta dokument för att jämföra avvikelserna mellan de förutsagda och de faktiska kostnaderna. Dessa resultat används vidare som referenser för de framtida planeringsplanerna för budgethantering och budget.

När vi pratar om kostnader, när det gäller projektledning, kan det uppstå fem typer av kostnader:

1. Fast kostnad: Fasta kostnader är den typ av kostnader som är statiska och inte fluktuerar under hela projektets livscykel.
2. Rörlig kostnad: Variabla kostnader är de kostnader som har stor tendens att variera beroende på projektets varaktighet.
3. Direkt kostnad: Direkta kostnader är den typ av utgifter som är direkt kopplade till projektbudgeten.
4. Indirekt kostnad: Indirekta kostnader är de kostnader som inte är särskilt kopplade till ditt projekt men delas över flera projekt.
5. Sänkt kostnad: Sjunkna kostnader är de kostnader som redan har uppstått, men som inte har genererat något värde för projektets mål.

FörbiGenom att genomföra effektiv projekthantering får du en kostnadsbas som hjälper dig att hantera alla ovan nämnda kostnader bättre. Det kommer att ge dig en rätt vägledning för bättre beslutsfattande och undvika att projektbudgeten går för långt.

I nästa avsnitt i denna projektkostnadsartikel kommer jag att diskutera fördelarna du kan dra nytta av med kostnadshantering.

Kostnadshanteringsfördelar

Listan över fördelar med att inkludera kostnadshantering i din ramen är ganska lång. Jag har plockat upp några av de mest spännande:

• Den kontrollerar kostnaderna för de specifika processerna / aktiviteterna som i sin tur hjälper till att få kontroll över hela företagskostnaden.
• Med korrekt kostnadshantering kommer du att kunna uppskatta de framtida utgifterna och därmed anstränga dig för att generera förväntade intäkter.
• Kostnadshantering hjälper till att fördefiniera kostnaderna för alla projektaktiviteter som sedan upprätthålls som affärsdokument.
• Det förhindrar överutgifterna för någon verksamhetskomponent och upprätthåller således budgetbalansen.
• Det hjälper dig att prioritera dina projektuppgifter genom att begränsa det ekonomiska flödet. På grund av detta kommer du att fokusera mer på de aktiviteter som faktiskt behövs i projektet.
• Det minskar också extrautgifterna eftersom alla utgifter måste godkännas av chefen innan de faktiskt görs.

Projektkostnadsprocesser

Projektkostnadshantering är ett av de viktigaste kunskapsområdena. Det involverar följande fyra processer:

1. Planera kostnadshantering
2. Beräkna kostnader
3. Bestäm budget
4. Kontrollera kostnader

1. Planera kostnadshantering

Planeringskostnad för planering är den inledande processen för projektkostnadsstyrning där du kommer att definiera hur projektets kostnader kommer att uppskattas, budgeteras, hanteras, övervakas och kontrolleras. Generellt används tekniker som WBS (Work Breakdown Structures) eller historiska data för liknande slags projekt för att definiera kostnadskrav på resurser som inkluderar tid, material, arbete, utrustning etc.Denna process ger en grov översikt över antalet inblandade resurser och visar den optimala vägen för att hantera projektkostnaderna under hela programmet . Således utförs planhanteringsprocessen vid någon specifik fördefinierad punkt i projektet.

Nedan har jag listat de olika ingångarna, verktygen och teknikerna och resultaten som är involverade i denna process:

2. Beräkna kostnader

Detta är den andra processen i projektkostnadsplanen som hjälper till att uppskatta kostnaden för de resurser som krävs för att projektet ska slutföras. Eftersom kostnaden är en viktig variabel som säkerställer framgång för projektet måste du vara mycket försiktig när du beräknar den totala projektkostnaden. Under hela projektets livscykel utförs denna process med jämna mellanrum. A använder olika metoder för att beräkna kostnader beroende på mängden tillgänglig information.

Jag har listat de ingångar, verktyg och tekniker och output som är involverade i uppskattningskostnadsprocessen:

3. Bestäm budget

Bestäm budget är den tredje processen i detta kunskapsområde där den beräknade kostnaden för enskilda aktiviteter eller uppgifter sammanfattas för att räkna kostnadsbaslinjen. Budgetens kostnadsbaslinje inkluderar alla auktoriserade medel som är nödvändiga för projektgenomförandet. Denna budget innehåller i grunden olika reserver för beredskap samtidigt som förvaltningsreserverna hålls långt borta. Kostnadsbaslinje är en auktoriserad tidsfasad budget som används som den första punkten för övervakning och beräkning av projektets prestanda och framsteg. Denna process utförs vid specifika punkter i ett projekt som i allmänhet är fördefinierade.

Nedanstående tabell innehåller de olika ingångarna, verktygen och teknikerna och resultaten som är involverade i denna process:

4. Kontrollera kostnader

Kontrollkostnader är den slutliga processen för hantering av projektkostnader som främst handlar om mätning av avvikelser från de faktiska kostnaderna från den föreslagna baslinjen. Olika metoder och procedurer implementeras här för att spåra projektets prestanda och kostnader mot dess framsteg. Under tiden registreras alla dessa avvikelser och jämförs med den faktiska kostnadsbaslinjen. Här kommer kontrollkostnadsprocessen att vara ansvarig för att förklara orsaken till avvikelse och ytterligare hjälpa projektledaren att vidta korrigerande åtgärder för att medföra minimikostnader. Således kan man dra slutsatsen att via kontrollkostnadsprocessen, a kan kontrollera hela projektutgifterna och stänga dem inom den överenskomna budgeten.

Kontrollkostnadsprocessen använder olika ingångar, verktyg & tekniker och utdata, som jag har listat i nedanstående tabell:

Med detta kommer vi till slutet av den här artikeln om projektkostnadshantering. Det finns 10 kunskapsområden i ramverket för projektledning och kostnadshantering var bara ett av dem.Om du vill lära dig mer om eller ,du kan kolla min ' också.

Om du tyckte att den här artikeln 'Project Cost Management' var relevant, kolla in av Edureka, ett pålitligt inlärningsföretag online med ett nätverk av mer än 250 000 nöjda elever spridda över hela världen.

SQL-datordatatyp för server

Har du en fråga till oss? Vänligen nämna det i kommentarsektionen i denna artikel om projektkostnadshantering så kommer vi tillbaka till dig.