Excel ger flera utmärkta funktioner och en av dem är pivottabeller. Excel-pivottabeller används i stor utsträckning över hela världen av personer som tillhör olika bakgrunder som informationsteknik, redovisning, hantering etc. I denna Excel-pivottabellhandledning lär du dig allt du behöver veta om pivottabeller och även hur du kan visualisera detsamma med hjälp av pivottabeller.
Innan vi går vidare, låt oss ta en snabb titt på alla ämnen som diskuteras här:
- Vad är en pivottabell i Excel?
- Funktioner i Excel-pivottabeller
- Förbereder tabelldata
- Skapa en pivottabell
- Filtrera
- Ändra fält
- Pivottabellinformation
- Sortering
- Värde fältinställningar
- Gruppering
- Lägga till flera fält
- Formatera pivottabellen
- Skapa ett pivottabell för pivottabellerna
Vad är en pivottabell i Excel?
En pivottabell i Excel är en statistisk tabell som kondenserar data för de tabeller som har omfattande information. Sammanfattningen kan baseras på vilket fält som helst, såsom försäljning, medelvärden, summor etc. som pivottabellen representerar på ett enkelt och intelligent sätt.
Funktioner i Excel-pivottabeller:
Excel-pivottabeller har ett antal anmärkningsvärda funktioner som:
- Låt dig visa exakta data som du vill analysera
- Uppgifterna kan ses från olika vinklar
- Du kan fokusera på vilken datadel som helst enligt dina krav
- Gör datajämförelse väldigt lätt
- Pivottabeller kan upptäcka olika mönster, relationer, datatrender etc.
- Låt dig skapa omedelbar data
- Skapa korrekta rapporter
Nu när du är medveten om vad Excel-pivottabeller är, går vi vidare för att se hur du faktiskt kan skapa dem.
Förbereda tabelldata:
Innan du faktiskt börjar skapa en pivottabell måste du skriva ner de data som du tänker skapa pivottabeller för i Excel. För att skapa en tabell för detta ändamål, tänk på följande punkter:
- Uppgifterna måste ordnas i rader och kolumner
- De första raden borde ha en kort och unik rubrik för varje kolumn
- Kolumner borde bara innehålla a enda typ av data
- De rader bör innehålla uppgifterna för en en inspelning
- Inga tomma rader bör vara närvarande
- Ingen kolumn borde vara helt tomt
- Håll bordet åtskilt från andra data i arket genom att ge minst en rad och kolumnutrymme mellan tabellen och andra data
Ta till exempel en titt på tabellen nedan:
Som du kan se har jag skapat en tabell som innehåller information om försäljning av frukt i olika städer av olika individer tillsammans med dess mängd. Det finns inga tomma rader eller kolumner i den här tabellen och den första raden har unika namn för varje kolumn, dvs. order-ID, datum, namn osv. Kolumnerna innehåller samma typ av data, dvs. ID: n, datum, namn osv.
Skapa pivottabeller:
Följ de angivna stegen för att skapa Excel-pivottabeller:
- Välj hela regionen från arket som du tänker skapa en pivottabell för
- Klicka på fliken Infoga som finns i Band
- Välj pivottabell från gruppen tabeller
- När detta är gjort ser du följande dialogruta
- Ange tabellintervallet och platsen där du vill skapa en pivottabell, dvs antingen en ny Kalkylblad eller befintligt arbetsblad
- Om du väljer alternativet Nytt kalkylblad skapas ett nytt ark för pivottabellen
- Om du väljer alternativet Befintligt kalkylblad måste du välja cellen där du vill att din pivottabell ska börja
När detta är gjort ser du att en tom pivottabell har skapats och du kommer att se en pivottabellfält som öppnas till höger om Excel-fönstret med vilken du kan konfigurera din pivottabell som visas i bilden nedan:
Den här rutan innehåller fyra områden, dvs filter, kolumner, rader och värden där,
visuell studiohandledning för nybörjare
- Med filter kan du filtrera bort data baserat på vissa kriterier
- Kolumner representerar de fält du vill placera i kolumnerna
- Rader representerar de fält du vill placera i raderna
- Värdefältet kan endast användas för siffror från tabellen
Alla fält i din tabell representeras som en lista i fönstret Pivottabellfält. För att lägga till vilket fält som helst i ett område, dra och släpp det där enligt nedan:
Valda fält:
Pivottabell:
Tabellen ovan visar en tvådimensionell pivottabell med raderna som leverantörsnamn och objekten som kolumner. Därför visar denna tabell vad varje säljare har sålt och det belopp som erhållits av var och en av dem. Den sista kolumnen visar det totala beloppet för varje leverantör och den sista raden visar det totala beloppet för varje artikel.
Om du vill skapa en endimensionell pivottabell kan du göra det genom att bara välja raden eller kolumnetiketterna. Ta en titt på följande exempel där jag bara har valt radetiketterna för att representera städerna tillsammans med summan av belopp:
Filtrera:
Om du vill filtrera bort data för en viss stad måste du bara öppna rullgardinsmenyn för städer från pivottabellen och välja den stad du väljer. Om du till exempel filtrerar bort statistiken för Chicago från tabellen ovan ser du följande tabell:
Ändra fält:
För att ändra fälten i din pivottabell behöver du bara dra och släppa fälten du vill se i något av de fyra områdena. Om du vill ta bort något av dessa fält kan du helt enkelt dra fältet tillbaka till listan. Om du till exempel ändrar radetiketterna från leverantörsnamn till artikelnamn och kolumnetiketterna till antalet för varje artikel ser du följande tabell:
I ovanstående tabell kan du se att alla artiklar kartläggs tillsammans med mängden av var och en av dem och tabellen har listat ner det mottagna beloppet för var och en av dessa artiklar i alla städer. Du kan se att bananer är mest sålda bland alla frukter och den totala mängden är 2300.
Om du nu vill se samma statistik för en viss stad väljer du bara lämplig stad i filterets rullgardinsmeny. Till exempel, om du filtrerar bort data för New York, ser du följande tabell:
På samma sätt kan du skapa olika pivottabeller för valfritt fält.
Pivottabellinformation:
I exemplet ovan har du sett det totala beloppet som du fick genom att sälja frukt i New York. Om du vill se detaljerna för varje statistik som visas i pivottabellen, dubbelklickar du bara på önskad statistik så ser du att ett nytt ark har skapats där du kommer att ha en tabell som visar detaljerna för hur den slutliga resultat erhålls. Om du till exempel dubbelklickar på beloppet för äpplen ser du följande tabell:
Som du ser har Roger och Rafa gamla 26 äpplen för 500 vardera i New York. Därför är det slutliga beloppet för alla äpplen 1000.
Sortering:
Om du vill sortera tabellen i stigande eller fallande ordning kan du göra det enligt följande:
- Skapa pivottabellen och högerklicka sedan på beloppet
- I listan väljer du Sortera och väljer mellan Största till Minsta och Minsta till Största alternativet
Som du kan se i bilden har pivottabellen sorterats för att visa det belopp som mottagits av varje leverantör från det lägsta beloppet som går upp till det högsta.
Värde fältinställningar:
Som du har sett i de föregående exemplen visar Excel totalsumman genom att summera beloppet för varje artikel. Om du vill ändra detta för att se andra siffror som medelvärde, antal artiklar, produkt, etc. högerklickar du bara på något av summan av värden och väljer Värde fältinställningar alternativ. Följande dialogruta visas:
Du kan välja valfritt alternativ från listan. Om du till exempel väljer Räkna kommer din pivottabell att visa antalet gånger varje leverantörsnamn visas i tabellen med det totala antalet i slutet.
Nu, om du vill se detaljer om var dessa namn visas, dubbelklickar du på något av namnen så ser du en ny tabell som har skapats för det i ett nyligen skapat Excel-ark. Om du till exempel dubbelklickar på Rafa ser du följande detaljer:
Gruppering:
Excel låter dig gruppera liknande data när du skapar pivottabeller. För att gruppera en del data, välj bara den datan och högerklicka sedan på den och klicka på den i listan Grupp alternativ.
Titta på bilden nedan där jag har grupperat äpplen och bananer i grupp 1 och apelsiner och ananas i grupp 2 och därmed beräknat beloppet för varje grupp.
Om du inte vill se de enskilda objekten som finns i varje grupp kan du helt enkelt dölja gruppen genom att välja Dölj från alternativet Expand / Dölj i högerklickmenyn.
Lägga till flera fält:
Excel låter dig också lägga till flera fält i varje område som finns i fönstret Pivottabellfält. Allt du behöver göra är att dra och släppa önskat fält i respektive område.
Om du till exempel vill se vilken mängd artiklar som säljs i varje stad drar du bara fältet Artikel och antal till radområdet och fältet Stad till kolumnområdet. När du gör detta kommer pivottabellen att visas som visas nedan:
På samma sätt lägger du till flera fält i kolumnen samt värdena. I nästa exempel har jag lagt till ytterligare ett fält i värden. För att göra detta, dra och släpp bara fältet Belopp för andra gången till området värden. Du kommer att se att ett annat Sum of Amount-fält kommer att skapas och Excel fyller också i kolumnerna i enlighet därmed. I exemplet nedan har jag ändrat det andra värdefältet för att beräkna antalet gånger varje artikel visas tillsammans med kvantiteten för varje stad.
Formatera pivottabellen:
För att formatera din pivottabell, klicka på Design present i menyfältet. Härifrån kommer du att kunna konfigurera tabellen hur du vill. Låt mig till exempel ändra bordsdesignen och ta bort de totalsummor som finns i min tabell. Jag kommer också att skapa bandade rader för mitt pivottabell.
Det finns många andra alternativ som du kan prova själv.
Skapa ett pivottabell för pivottabellerna:
Pivottabeller kan användas för att enkelt skapa frekvensfördelningstabeller som kan representeras med hjälp av pivottabeller. Så om du vill skapa ett pivotdiagram för fältet Belopp mellan det nedre och det övre området, följ de angivna stegen:
- Dra fältet Belopp till radområdet och återigen till området Värden
- Gruppera prisklassen efter dina önskemål
Välj alternativet Pivot Chart som finns på fliken Home och sedan visas ett fönster som låter dig välja mellan olika typer av diagram. I exemplet nedan har jag valt typ Bar:
Detta tar oss till slutet av den här artikeln om Excel Pivot Tables Tutorial. Jag hoppas att du är tydlig med allt som har delats med dig. Se till att du tränar så mycket som möjligt och återgår till din upplevelse.
Har du en fråga till oss? Vänligen nämna det i kommentarsektionen i denna 'Excel Pivot Tables Tutorial' -blogg så återkommer vi så snart som möjligt.
För att få fördjupad kunskap om alla trenderteknologier tillsammans med dess olika applikationer kan du registrera dig för live med 24/7 support och livstidsåtkomst.