Projektkommunikationshantering: Hur kan man säkerställa framgång?

Enligt en undersökningsrapport från PMI upptäcktes det att ett av fem projekt misslyckas på grund av ineffektiv kommunikation. För att säkerställa en framgång en projektledare måste samordna en effektiv projektkommunikationshantering. I den här artikeln om projektkommunikationshantering kommer jag att ge dig en fullständig genomgång av hur systematisk kommunikation etableras i ett projekt och vilka olika processer som är involverade i det.

print_r i php

Nedan följer de ämnen som jag kommer att diskutera i den här artikeln om tidsplanering:

• Vad är projektkommunikationshantering?
• Fördelar med kommunikationshantering
• Projektkommunikationshanteringsprocesser

För att behärska alla koncept för projektledning kan du kolla in våra strukturerade programmet, där du kommer att vägledas av instruktörer.

Vad är projektkommunikationshantering?

Projektkommunikationshantering, enligt ,
Projektkommunikationshantering innefattar de processer som är nödvändiga för att säkerställa att informationsbehovet för projektet och dess intressenter tillgodoses genom utveckling av artefakter och genomförande av aktiviteter för att uppnå effektivt informationsutbyte.

Det är ett av de tio viktigaste kunskapsområdena som lägger grunden för Project Management-ramverket och spelar en viktig roll för att hålla hela projektgruppen på samma sida. Utan ordentlig kommunikationshantering, hela kan smula ner eftersom brist på kommunikation kan leda till att olika processer går sönder. Detta kan ytterligare påverka den slutliga leveransen negativt och därmed leda till ett misslyckat projekt.

Projektkommunikationshantering täcker olikaprocesser som säkerställer att rätt projektinformation levereras till rätt team och vid rätt tidpunkt. Effektiv kommunikation hjälper till att skapa en sund relation mellan olika intressenter med olika kulturella och organisatoriska bakgrunder, expertisnivåer, intressen och perspektiv. Sammantaget kan de påverka projektgenomförandet och den slutliga produkten.Hela processen för projektkommunikationshantering är en sammanställning av två delar:

1. De första delen handlar om utveckling av en strategi som säkerställer ett effektivt kommunikationssystem för intressenter.
2. De andra delen syftar till att utföra de aktiviteter som krävs för att genomföra kommunikationsstrategierna.

I genomsnitt spenderar en projektledare cirka 85-90% av sin totala projekttid i att kommunicera. Således för en blir ett mycket viktigt kommunikationsflöde. För att göra det måste han besluta om en projektstrategi i början av projektet och följa den under hela projektets livscykel. Några av de starkt rekommenderade som hjälper till att skapa effektiv kommunikation listas nedan:

• Starkt aktivt lyssnande
• Behörigt skrivande
• Flytande talförmåga
• Fråga och utforska idéer
• Att skapa och hantera förväntningar
• Motiverande team för att bli och förbli förlovad
• Guide team för att förbättra prestanda
• Konfliktlösning
• Möjlighet att sammanfatta och upprepa
• Identifiera nästa effektivaste steg

Tillsammans med ovan nämnda färdigheter måste en projektledare också följa 5 C: er kommunikation som hjälper till att skapa en oavbruten och systematisk kommunikation genom hela projektet. Dessa fem C är:

I form av kan kommunikation vara av olika slag:

1. Skriftlig kommunikation: Det är en av de mest exakta kommunikationsformerna som överförs via ett korrespondensmedium. Det kan separeras ytterligare i två former:
   1. Skriftlig formell: Project charter, scope statement, project plan, WBS, project status, complex issues, contract related communication, Memos etc.
   2. Skriftlig informell: e-post, anteckningar, brev, regelbunden kommunikation med teammedlemmar etc.
2. Muntlig kommunikation: Denna typ av kommunikation har en hög grad av flexibilitet görs genom personlig kontakt, teamet träffas, telefoniskt etc. Det kan ytterligare kategoriseras i två former:
   1. Oral Formell: Presentationer, tal, förhandlingar etc.
   2. Informell muntlig: Konversation med teammedlemmar, projektmöten, break-room eller war-room-samtal etc.
3. Icke-verbal kommunikation: Det är den mest grundläggande kommunikationsformen och cirka 55% av kommunikationen sker i denna form.Allmänna exempel på denna typ av kommunikation är ansiktsuttryck, handrörelser, röstton medan du talar etc.

Jag hoppas att du nu har en bättre förståelse för vad projektkommunikationshantering är. I nästa avsnitt kommer jag att prata om hur kommunikationshantering gynnar en organisation.

Fördelar med kommunikationshantering

• Förväntningar: Projektkommunikationsplan hjälper till att sätta standarder för hur och när kommunikation ska ske.Detta hjälper en chef att upprätthålla projektkontrollen och se till att alla intressenter får den information som krävs.
• Konsistens: Med en ordentlig kommunikationsplan blir en projektledare mer konsekvent i hanteringen av projektaktiviteter. Det ger också teammedlemmarna en riktning som följer de konsekvent kan kommunicera med resten av teamet och intressenterna.
• Produktivitet: Effektiv projektledningsplan håller alla teammedlemmar väl informerade om projekthändelserna. På så sätt är de alltid utrustade med den information de behöver istället för att stoppa arbetet och leta efter saknad information.
• Resultat: Det skapar en ordentlig och tydlig kommunikationskanal mellan teamet och intressenterna som säkerställer att teamet vetexakt vad intressenterna vill, behöver och förväntar sig av projektets produktion.
• Kontrollerad kommunikation: Kommunikationshantering säkerställer också att rätt information levereras till rätt personer och vid rätt tidpunkt. Detta lämnar inget utrymme för tvetydighet eller förvirring och ger ett smidigt flöde av kommunikation.
• Projektgruppssamarbete: Bra kommunikation resulterar ofta i bättre samarbete mellan gruppmedlemmarna och ökar fokuset på helheten.
• Effektiv kickoff-session: En välorganiserad kommunikationshanteringsplan ger projektet en bra startsäkerställer att projektet och metoderna diskuteras och granskas på hög nivå. När detta väl har säkerställts kommer ytterligare kommunikationsprocesser att uttryckas och överenskommas av gruppmedlemmarna, vilket ger dem en tydlig bild av vad som händer härnäst och vilken roll de har i projektet.

Projektkommunikationshanteringsprocesser

Kunskapsområdet för projektkommunikationshantering består av följande tre processer:

1. Planera kommunikationshantering

Plan Communication Mangement är den inledande processen för kunskapsområdet för projektkommunikationshantering. I denna process utvecklas en systematisk och effektiv plan för aktiviteterna i projektkommunikationen. Det använder huvudsakligen informationen som kravet på varje intressent och team, organisatoriska tillgångar som finns tillgängliga och projektets behov. Hanteringsprocessen för plankommunikation utförs med jämna mellanrum under hela programmet . Det hjälper främst till att i rätt tid presentera relevanta data genom ett dokumenterat tillvägagångssätt som håller intressenterna engagerade på ett effektivt sätt.

Planeringskommunikationshantering involverar olika ingångar, verktyg och tekniker och utdata som jag har listat i nedanstående tabell:

2. Hantera kommunikation

Den andra processen för projektkommunikationshantering är Manage Communications som huvudsakligen syftar till att samla in, skapa, distribuera, lagra, hämta, hantera, övervaka och slutligen kasta projektinformation på ett lämpligt och i rätt tid. Det utförs under hela projektets livscykel för att ge ett enkelt och effektivt informationsflöde från projektgruppen till intressenter och vice versa. Denna process hjälper också till att identifiera olika aspekter av effektiv kommunikation tillsammans med de mest lämpliga metoder , tekniker och tekniker. Dessutom tillåter det att hela kommunikationssystemet är mer flexibelt genom att ge utrymme för eventuella justeringar av metoder och tekniker. Det hjälper till att tillgodose intressenternas förändrade krav och behov utan att störa kommunikationsflödet.

I nedanstående tabell har jag listat den fullständiga listan över ingångar, verktyg och tekniker och utdata som är involverade i processen för hantering av kommunikation:

3. Övervaka kommunikation

Monitor Communications är den sista processen inom kunskapsområdet kommunikationshantering. Denna process säkerställer att alla informationsbehov och krav i projektet och de involverade intressenterna uppfylls när det är klart. Det utförs i hela och hjälper till att optimera informationsflödet enligt kommunikationshanterings- och intressentplan.

Nedanstående tabell innehåller listan över olika ingångar, verktyg och tekniker och utdata som är involverade i den slutliga processen för projektkommunikationshantering:

Så allt handlade om projektkommunikationshantering. Om du vill lära dig mer om projektledningsmetoder eller ,du kan kolla min ' också.

Om du tyckte att den här artikeln 'Projektkommunikationshantering' var relevant, kolla in av Edureka, ett pålitligt inlärningsföretag online med ett nätverk av mer än 250 000 nöjda elever spridda över hela världen.

Har du en fråga till oss? Vänligen nämna det i kommentarsektionen i denna artikel för projektkommunikationshantering så kommer vi tillbaka till dig.